Nagy volumenű rendezvények biztosítása: mik az alapvető előkészületi feladatok?

A rendezvénybiztosítás kulcsfontosságú területe a biztonsági iparágnak. Számos vállalat vesz részt nagy horderejű eseményeken. A személyzet, az információk és a tárgyi eszközök védelme nagyon bonyolulttá válhat ezen események során, különösen, ha idegen környezetben történnek.

Kongresszusok, kereskedelmi bemutatók, új termékbemutató rendezvények, és még sorolhatnánk. A helyszínek jellemzői legalább olyan széles skálán mozognak, mint a rendezvények típusai. Bizonyos eseményeknek nagyvárosok nagyobb kongresszusi központjai adnak helyet, míg mások – földrajzi értelemben – kevésbé központiak. Ebből az is következik, hogy a helyszínek némelyike könnyen biztosítható, míg mások kevésbé. Az ilyen nagyobb volumenű, nagy látogatószámú események a helyi, és néha az országos médiát is a helyszínre vonzzák. A hatékony rendezvénybiztosítás tehát elengedhetetlen eleme egy ilyen eseménynek.

Az ilyen események elsődleges célja a szórakoztatás és/vagy edukáció. Ezzel együtt egyetlen nagyobb rendezvény sem folyhat le körültekintő biztonsági tervezés és helyszíni biztosítás nélkül. A biztonság azonban nem sorolható a célok közé. Az egy sokkal elemibb dolog: az adott esemény egyik – ha nem a leginkább – lényeges előfeltétele.

De mik a legalapvetőbb teendők a rendezvénybiztosítás során?

Az előzetes munka egy esemény előkészítésének és tervezésének folyamata az esemény bekövetkezése előtt. Egy rendezvény biztonsági igényeinek felmérésére a legjobb módszer – magától érthetődően – a rendezvény helyszínek meglátogatása.

Semmi sem hasonlítható a helyszín elrendezésének első kézből való megismeréséhez. Ezen kívül célszerű felvenni a kapcsolatot azokkal a helyi szervezetekkel, amelyeknek támogatást kell nyújtaniuk az esemény során, vagy akikre szükség lehet. Például, ha egy eseményt egy nagyobb szállodában tartanak, a szálloda vezetésével és biztonsági részlegével okvetlenül egyeztetni kell.

Milyen tényezőket kell a rendezvénybiztosítás során figyelembe venni? 

  • Először is meg kell ismerni a helyszín elrendezését: különösen fontos az összes be- és kilépési pont, valamint a környező területek ismerete.
  • Pontosan tisztában kell lenni a megrendezendő esemény típusával és azzal, hogy az hogyan illeszkedik a kiválasztott helyszínhez.
  • Tudni kell azt is, hogy a helyszínt használták-e hasonló eseményekre, illetve mik a múltbeli tapasztalatok erre vonatkozóan.
  • Tudni kell, hogy kik és hányan vesznek részt az eseményen.
  • Azonosítani kell az összes ismert fenyegetést.
  • Információt kell gyűjteni arról is, hogy mi történik még az esemény ideje alatt (különösen a helyszínhez közel).
  • Fel kell mérni, hogy milyen típusú segítség és háttértámogatás áll rendelkezésre.
  • Különféle forgatókönyveket kell kidolgozni arra vonatkozóan, hogy mi történhet rosszul, és ilyen helyzetben mi a teendő.

 

Az előkészületeknél alapvető jelentőséggel bír a helyszínéhez, illetve a helyszínen belüli egyes területekhez való hozzáférés szabályozása, valamint a vállalat helyszíni fizikai eszközeinek, információinak és személyzetének védelme. A fizikai biztonság a védelmi profil összes többi elemének alapja. Egy rendezvény helyszínén a fizikai biztonsági ellenőrzések jelentik az első védelmi réteget. Ennek érdekében eljárásokat kell létrehozni, amelyek hatékony védelmet biztosítanak. Ezeknek lehetővé kell tenniük a személyzet hatékony mozgását, ugyanakkor ezzel párhuzamosan el kell látni egy ellenőrzési funkciót, hogy csak az arra jogosult személyzetet engedjék be a területre és onnan ki. A felhatalmazott személyek lehetnek látogatók, ügyfelek és a támogató személyzet.

Amennyiben professzionális, tapasztalt rendezvénybiztosításban jártas partnert keres, vegye fel velünk a kapcsolatot!

Biztonsági intézkedések kockázatvállalás